Diarier och skrivelser

I elva av SÖ:s delarkiv finns, förutom huvuddiarium, två typer av diarier. Det ena är diarier över *samlingsdiarienummer, det andra är diarier över **samlingsnummer. Tillhörande skrivelseserier är då uppdelade på respektive samlingsdiarienummer och samlingsnummer. Därutöver finns, som huvudiarium, i de delarkiv som omfattar tiden t.o.m. 1964, olika så kallade roteldiarier.

*Diarium över samlingsdiarienummer avser ärenden som återkommer år efter år (dock fick dessa återkommande ärenden inte samma nummer år efter år!)

**Diarium över samlingsnummer avser samma ärende från flera olika instanser.

I SÖ:s delarkiv fr.o.m. 1964 har man i arkivbildningen dragit ut avdelningarnas administrativa material (diarier och allmänna skrivelser) till ett eget delarkiv och kallat dem "registratur" - se t.ex. U-reg (Undervisningsavdelningarnas för allmänna skolfrågor och yrkesutbildning registratur), O-reg (Avdelningens för obligatorisk utbildning registratur). I varje delarkivs förteckning hänvisas till dessa "registratur" när det gäller diarier och allmänna skrivelser.

Ofta saknas tyvärr ärendet i skrivelseserien. Detta kan bero på att ärendet ligger bland projekt- eller dylika handlingar i ett annat delarkiv, att någon SÖ-tjänsteman lånat ärendet och glömt att återställa det, eller att man helt enkelt glömt arkivera det. En viss efterarkivering av ärenden som saknats har (genom Skolverkets försorg) skett under åren.